고수의 보고법 (17.3.30.)

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고수의 보고법

공무원 생활을 오래 하신 분이 쓰신 책입니다. 공무원 또는 공무원과 함께 할 일이 많은 분들이 읽으면 큰 도움이 될 것 같습니다. 다른 분들도 보고서와 관련된 노하우를 배우고 싶다면 꼭 읽어보시길 추천합니다.

 

저자는 보고와 관련해 크게 4단계를 이야기합니다. 기획 - 쓰기 - 편집 - 말하기 과정인데요. '말하기' 단계가 들어있었던게 정말 공감이 됐습니다.  보통 '편집'단계까지 생각하기가 쉬운데 저도 '말하기'단계가 제일 중요하다고 생각합니다. 그 중에서도 특히 '타이밍'

 

이 '타이밍'은 군대에서 많이 경험했었는데, 간단한 구두보고라도 언제 하느냐에 따라 결과가 많이 바꼈던 것 같습니다. 결정권자가 시간적 여유가 있을 때 확인하는게  훨씬 결과가 좋았고 혹시 제 의도대로 되지 않더라도 미련(?)이 남지 않았습니다. 저도 말을 잘 못하는 편이라 보고하러 가기 전에 무슨 말을 한지 머리속으로 정리한 후에 갔었는데 포스트잍에 적어가는 방법은 좋은 팁인 것 같습니다.

 

그리고 '스토리'를 담는게 중요하다는 것도 기억에 남습니다. 보고서라는게 학술적인 글과는 달리 어떤 일이 되게하는 것, 복잡한 정보를 간단하게 전달하는게 주 목적이기 때문에 치밀한 논리보다 스토리 중심으로 풀어가는게 더 중요한 것 같습니다. 보통 결정권자는 많은 정보를 접하기 때문에 정신이 없는데 그 사람이 이해하기 쉽도록 또 머리 속으로 떠올리 쉽도록 스토리를 사용하는게 필요해 보였습니다.

 

사실 이런 것도, 이 책에 담긴 보고서 작성의 팁도 어느 정도의 시간이 있어야 활용할 수 있는 것 같습니다. 분초에 쫓겨서 일을하면 이런 생각을 할 시간도, 타이밍을 볼 틈도 없이 그냥 해야되는 비효율이 발생하는 것 같습니다.

책의 개략적인 내용은 이렇습니다.

 

<기획단계>

 

왜 라는 질문하기 - 생각을 덩어리로 모으기 - 중복과 누락 없애기 - 비교

 

<쓰기단계>

 

정확하게 쓰기

축약해서 쓰기

창의적으로 쓰기

구체적으로 쓰기

말하듯이 쉽게 쓰기

 

<편집단계>

단축키 사용하기

일관되기

문맥 보기

의미 보이기

확인하기

 

<말하기 단계>

타이밍: 시기에 맞는, 상사의 일정 확인 

방법: 보고할 내용 정리

화법: 내용에 맞는, 스토리식, 두괄식, 비교해서 말하기

읽은 날: 2017.3.27.-29.

정리한 날: 2017.3.30.

프롤로그

 

첫째, 콘텐츠가 좋아야 한다. 내용이 충실하지 않으면 보고의 의미가 없다. 그런데 콘텐츠라는 것은 분야별로 다르게 존재하므로 모든 분야에 적용되는 보편적 콘텐츠란 있을 수 없다. 따라서 각자가 공부하고 경험하면서 자기 분야의 전문적 콘텐츠를 쌓을 수밖에 없다. 

둘째, 콘텐츠를 제대로 표현해야 한다. 표현법은 콘텐츠와 달리 논리성, 정확성 등 보편적 원칙을 설정할 수 있다. 따라서 누구라도 표현법을 배우면 금방 효과를 볼 수 있다. 바로 우리가 이 책을 통해 얻으려는 '보고 잘하는 방법'이라고 할 수 있다.

(22-23쪽)

 

 

1 기획 

스토리를 만드는 첫 단계는 '왜?라고 질문하기'다. (42쪽)

 

어떤 일에 관한 내 생각은 물 흐르듯 시시각각 변하기 마련이다. 이런 생각의 흐름을 흘러가듯이 그대로 쓴다면, 그냥 흘러가는 보고서가 될 뿐이다. 생각을 흘리지 않고 모으는 것, 이것이 '덩어리식 사고'다. (45쪽)

 

중복과 누락 없애기 (52쪽)

 

앞에서 본 덩어리식 사고는 전체의 흐름에서 스토리를 만드는 거시적인 방법이다. 반면 한 덩어리 안에서도 미시적 분석적 방법으로 스토리를 만들 수 있다. 바로 비교와 좌표를 활용하는 것이다. (56쪽)

 

 

2 쓰기

 

고수의 문장인 섬세문으로 가는 글 동작은 5단계에 걸쳐 진행된다. 정확하게 쓰기, 축약해서 쓰기, 창의적으로 쓰기, 구체적으로 쓰기, 간결하게 쓰기

 

 

3 편집

 

편집은 예술이다 

흔히 편집을 보고서를 쓰고 나서 시간이 있으면 예쁘게 꾸미는 작업 정도로 치부한다. 절대 그렇지 않다. 단순한 기술 또는 아부의 작업이 아니다. 아무리 내용이 좋아도 상대방이 한눈에 읽을 수 있도록 편집되지 않으면 읽히지 않는다. 내 생각을 '보여주기'는 '정리하기', '풀어내기'와 동급이다. 그래서 또 하나의 창작, 즉 예술인 것이다.

 

편집은 집중력이다

훌륭한 예술가나 장인이 작업하는 모습을 보면 온 힘과 정신을 집중하는 것을 느낄 수 있다. 마찬가지다. 편집은 예술이기 때문에 고도의 집중력이 필요하다. '어떻게 하면 상대방이 보고서를 쉽게 이해하도록 편집할 것인가'에 집중해야 한다. 그리고 '어떻게 하면 문장의 취지를 정확히 보여줄 것인가'에 집중해야 한다. 그렇지 않으면 맥락을 놓친다. 그래서 집중력이 기본 마음가짐이 되는 것이다.

 

편집은 존중이다

내 보고서를 읽을 사람은 내가 아니라 다른 사람이다. 읽을 사람이 쉽게 읽을 수 있게 하는 것은 그 사람을 존중한다는 의미다. 문서 또는 파워포인트 작성의 스킬을 설명하는 책들이 많다. 그런 수십 가지의 스킬을 외우고 따라 하는 사람도 많다. 그런데 그런 스킬이 잘 외워지던가? 어떻게 하면 내가 잘 쓸까 하는 스킬을 외우지 말고, 어떻게 하면 상대방이 잘 읽을 수 있을까 하는 본질을 생각하라. 상대방을 존중하는 마음가짐이 편집의 기본이다. (97-98쪽)

 

흐름도: 내 생각의 덩어리들이 '인과관계'가 중요한 '관계형'일 경우

개념도: 인관관계보다는 '구성요소'가 중요한 '나열형'일 경우

마인드맵: 관계나 요소를 막론하고 생각의 확장성이 중요한 '확장형'인 경우

 

4 말하기

 

무엇이 보고 시간을 결정하는가? 내가 통제하기는 쉽지 않다. 상대방의 생각과 상황이란 외부 변수가 더 크기 때문이다. 상대방의 생각까지 정확히 알기는 어렵다. 그러나 다음 일정 등의상황은 알 수 있다. 그래야 그것에 보고 시간을 맞출 것 아닌가? 이것이 상대방의 입장에서 섬세하게 생각하는 말하기다. 그 핵심은 상대방 일정을 미리 확인하는 '미리 준비하기'에 있다. (117쪽)

 

표지가 아닌 편지 쓰기는 상대를 배려하는 섬세함이다. 그리고 미리 준비하기다. 이 섬세함과 미리 준비하기가 차이를 만드는 것이다 (128-129쪽)

 

생각을 많이 하는 것은 좋지만, 정리하지 않으면 필요 없다. 보고할 과제, 순서, 강약, 설득 논리 등 내 생각을 어떻게 쉽게 전달할지를 철저히 머릿속으로 정리해야 한다. (129쪽)

 

말을 잘하기 위해서는 크게 논리적으로 정리해서 말하기 (생각), 기술적으로 명료하게 말하기 (목소리, 발음, 고저장단 등), 잘 보여주기 (자세, 옷차림 등)의 세 가지 요건이 필요하다 (134쪽)

 

조직에서 공적으로 말해야 하는 경우, 그 내용을 보면 크게 전반적인 방향 제시하기, 상대방을 설득하기 위해 내 주장 설명하기, 상대방의 지시 주장 거절하기 등으로 분류된다. 내 말이 어떤 내용인지 미리 생각해야 한다. 그리고 그에 맞는 화법을 준비하고 만들어야 한다. (134-135쪽)

 

전반적인 흐름을 이야기할 때는 '스토리식 화법'으로

 

주장 - 근거 - 사례로 이어지는 화법은 상대방을 설득하는 대표적인 논리의 틀이다 (137쪽)

 

결론부터 말하기를 잘하려면 뒷받침이 튼튼해야 한다. 즉, 내 주장의 근거가 중요하다. 이럴 때 대표적으로 사용하는 것이 통꼐다. 그런데 대부분 수치만 제시한다. 생각 정리법 4 '비교하여 좌표 찾기'를 다시 들춰보자. 단순히 수치만 말한다면 의미가 없다. 수치의 추이 (시계열 비교) 또는 비중 (횡단면 비교) 가운데 하나만을 제시해도 의미는 있지만 왜곡될 수 있다. 수치, 추이, 비중이 함께 제시되어야 정확해진다. 수치만 말하면 근거가 있는 것처럼 보이지만 사실은 근거 없이 내 입장만 말하는 것이다. (138쪽)

 

중요한 것은 이사장이 거절당하지만 감정적 상처를 받지 않고 신뢰가 쌓인다는 것이다. 이것이 잠시 후에 적절하는 이유다. 30분만 기다렸다 말하자. 인생이 달라진다. (143쪽)

 

말한 대로 하지 말고 말한 취지를 고려하라. 그래야 대안이 나오고 일이 된다. (145쪽)

 

다시 정리해서 확인하기

실수 가능성이 최소화된다

커뮤니케이션이 된다

신뢰가 형성된다

 

시간 안에 완성판을 보고하는 것이 불가능하다면, 시간 안에 개요판을 보고하는 차선을 선택하자. 중간보고는 내 생각의 흐름을 미리 보고하는 것이다. 우선, 큰 목차와 세부 목차를 잡는다. 그리고 세부 목차별로 중요한 키워드를 적는다. 통계자료 등도 표시한다. 물론 그 숫자가 중간보고에는 안 나와도 된다. 그냥 그 자리에 OO 통계 포함이라고만 해도 된다. (150쪽)

 

5 훈련 - 종류별 보고서 쓰기

 

보고서의 9종류

 

<내부보고서> 주로 상관 보고용이며, 비공개 자료다

 

정책검토: 검토보고서 (정책기획/형성, 갈등 조정) 등

계획수립: OO행사준비 총괄계획, OO제도 도입 세부추진계획 등

상황보고: 중대재해 동향, 국정감사 진행상황, 회의결과 보고 등

개요정리: 질의답변 참고자료, 회의안건 붙임자료, 업무 설명자료 등

회의참고: 모두말씀 요지, 회의안건 검토의견, 진행 시나리오 등

 

<외부보고서> 보고 대상이 다양하며, 공개 자료다

보고자료: 업무보고 (업무추진현황, 내년도 업무 추진계획)

협의자료: 예산 설명자료, 외부회의 안건 등

설명자료: 언론 보도자료, 기자간담회 자료 등

말씀자료: 축사, 격려사, 기념사 등

 

 

6 훈련 - 상황별 보고하기

 

<소수에게 말하기>

1대1 대면보고: 업무보고, 방침 결정

협의: 업무 협의, 설명, 조정

코칭: 업무 지시, 직원 멘토링

 

<다수에게 말하기>

회의: 의사 결정 - 안건 발표하기, 토론하기, 회의 주재하기 등

프레젠테이션: 알림과 설득 - 사업제안서 발표, 업무보고, 강의 등

행사: 의미 전달 - 사회 보기, 즉석 인사말 또는 건배사 하기 등

 

1대1 대면보고

상대방 파악

논리구조 파악 (독해형 vs 청취형)

 

사람마다 이해의 논리구조가 다르다. 대표적으로 독해형과 청취형이 있다. 쉽게 말해, 글을 대하는 것이 편한 사람이 있고, 말로 듣는 것이 편한 사람이 있다. 눈이 빠른 사람과 귀가 밝은 사람이 다른 것이다. 따라서 상대방이 어떤 논리구조를 가졌는지를 파악하고, 그것에 맞게 말을 해야 효율적이다. (213쪽)

 

과거 경험을 파악하라 (유경험 vs 무경험)

그 조직에 새로 온 사람과 오래 있던 사람은 당연히 업무 이해도가 다르다. 또 그 조직에 오래 있었다라도 어떤 업무는 생소할 수 있다. 그 업무의 경험이 있는지, 있다면 얼마나 있는지, 그 업무에서 성과를 냈는지 실패했는지 등이 모두 다르다. 그렇다면 이를 파악하고 그것에 맞추어 각각 다르게 보고해야 하는 것이 아닐까? (214-215쪽)

 

현재 상태를 파악하라 (편안함 vs 불편함)

보고할 때 타이밍을 잡는 것과 같은 이치다. 상사의 인지구조와 과거 업무경험도 중요하다. 그런데 현 상황도 중요하다. 현재 졸린 상태인지, 휴대폰으로 계속 문자가 오는 상태인지, 아주 시급한 다른 현안이 있는지 등을 파악해야 한다. (216쪽)

 

보고 내용을 미리 숙지하라

내가 들고 간 보고서라면 최소한 어디에 무엇이 있는지는 알고 가야 한다. 내가 쓴 보고서는 물론 남이 쓴 거라 해도 마찬가지다. (217쪽)

 

어느 곳인지 짚어가며 보고하라 (217쪽)

 

고개를 세워라 (218쪽)

 

이해시키지 말고 이해하게 하라

스토리로 몰입하게 하라

상대방이 이해하기 쉽게 하려면 스토리가 필수적이다. 스토리는 강요가 아니라 스스로 몰입하게 하기 때문이다. 스토리를 만들자. 그래야 말하는 나도 말하기 쉽고, 상대방도 이해하기 쉽다. (219쪽)

 

복잡한 건 그려라

 

서로 다른 것은 구별하라

좋은 것과 필요한 것은 구별해야 한다

사실과 주장은 반드시 구별해야 한다

당위성과 가능성은 구별해야 한다

 

상사를 가르치려하지 마라

 

회의

 

모두 알게 말하라

생각한 시간의 1/3만 말하라

이기려고 하지 말고 무시하려 하지 말라

내 의견이 맞는다고 하자> 그렇다고 그 자리에서 이기려고 애쓰지 마라. 회의에는 여러 사람이 있으므로 모든 사람을 배려해야 한다. 내가 맞는다고 상대방을 이기려 들면 말싸움에선 이길지 몰라도 토론에선 진다. 설사 토론에서 이긴다고 해도 관계에선 실패한다. (225쪽)

 

프레젠테이션

 

자료가 아니라 화면을 만들어라

 

프레젠테이션의 본질 - 문서 작성하기 vs 그림 그리기

 

왜 프레젠테이션이란 방법을 사용하는지 생각해보자. 문서의 한계를 극복하기 위해서다. 문서는 기본적으로 논리적 이해를 바탕으로 한다. 그러나 때로는 직관적 인지가 필요할 때가 있다. 10쪽짜리 문서로 논리를 설명할 수 있지만, 그것을 1장의 사진이나 그림을 통해 직관적으로 인지하게 할 수도 있다. 이것이 더 효과적일 때 프레젠테이션이 필요한 것이다. 그럼 직관적 인지 방법은 언제 필요할까? 대표적으로 청중이 다수인 경우다. 청중이 소수일 경우에는 논리적 설명이 쉽다. 그러나 청중이 다수일수록 개개인의 논리구조가 더욱 다양해진다. 따라서 특정 집단에 맞추어진 논리적 이해보다는 모두 공감할 수 있는 직관적 인지가 더 효과적이다. 왜냐하면 사람들은 옆 사람의 반응에 동조하는 경향을 보이기 때문이다. (228-229쪽)

 

한 장의 화면 구성하기 1: 4*4 vs 10*10

 

'4*4'를 기억하자. 화면을 구성할 때 세로로 네 줄 이내, 가로로 네 단어 이내여야 한다는 뜻이다. 그래야 청중이 직관적으로 한눈에 인지할 수 있다는 얘기다. (232쪽)

 

한 장의 화면 구성하기 2: 정보나열 vs 의미전달

 

여러 장의 화면 엮기 1: 시작과 끝의 중요성

 

시작과 끝이 중요하다는 뜻이다. 아무리 재미없는 강의라도 최소한 시작과 끝은 잘 듣는다. 처음 5분을 듣고 남은 강의 시간에 졸지 말지 판단한다. 또 마지막 5분을 듣고 앞시간 동안 기억할 것이 뭐가 있는지 정리한다. (234쪽)

 

여러 장의 화면 엮기 2: 전체와 부분의 조화

 

화면 구성방법 맞추기

 

글자 모양, 크기, 색깔 등을 맞추기

애니메이션 맞추기

 

화면의 의미를 말하라

읽지 말고 말하라

서 있지 말고 움직여라

중요할수록 낮게 천천히 말하라

유머보다는 스토리로 승부하라

미리 준비하고 연습하라

 

 

행사 - 즉석 말하기는 평소 연습으로

 

여유를 찾아라

두려움을 없애라

익숙해지는 연습하기

행사의 의미를 찾아라

공감할 메시지를 전달하라

익숙함에서 벗어나는 연습하기

 

동료와 업무 협의할 때

긍정적으로 생각하라

먼저 다가가라

달난 척 하지 말고 진심으로 도와라

 

부하직원에게 코칭할 때

마음을 헤아려라

문제를 헤아려라

결과를 헤아려라

 

에필로그