프로젝트 매니지먼트 (2018.2.1.-5.)

1장 프로젝트 기반구성

1. 프로젝트 준비

2. 프로젝트 규정

1) 프로젝트는 예외적이다

2) 프로젝트의 여러 활동은 서로 관련돼 있다

3) 프로젝트는 목표와 기한이 정해져 있다

4) 산출하려는 결과가 확실하다

3. 프로젝트 매니지먼트에 필요한 2가지 요소

1) 프로젝트를 규정하는 요소

- 목표

- 직무: 프로젝트를 세부적 진행단계로 나누는 것

- 일정

- 예산

2) 프로젝트를 관리하는 요소

- 팀

- 조정: 구성원의 협력을 위해 노력해야함

- 감독: 

- 행동: 일정이 늦어지는 경우 작업속도를 높여야 하고 지출이 예사늘 초과하는 경우 더 큰 편차가 생기지 않도록 관리해야 함

- 완료

4. 유능한 PM의 조건

1) 조직 및 리더십 경험

- 프로젝트 비용과 지출을 관리하는 능력

- 일정을 진행하고 감독하는 능력

- 팀을 잘 이끄는 능력

- 최고경영진은 물론 외부 인사와도 원활하게 소통하는 능력

- 프로젝트 작업이나 사람들과 관련해 발생하는 갈등을 해소하는 능력

2) 필요한 인적자원을 연결하는 능력

3) 다양한 인적자원의 혀력을 이끌어내는 능력

4) 커뮤니케이션 및 업무진행 능력

5) 작업을 위임하고 감독하는 능력

6) 신뢰성

5. 프로젝트 매니지먼트에 필요한 7가지 질문

1) 이 프로젝트의 목표는 무엇인가?

2) 어떤 결과물을 원하는가?

3) 어떤 문제에 부딪치게 될 것인가?

4) PM의 책임이 무엇인가?

5) PM의 권한이 무엇인가?

6) 예산이 얾라나 되는가?

7) 기한이 언제인가?

2장 프로젝트 계획수립

1. 프로젝트 리더십의 목표

1) 자신의 리더십 역할을 명백하게 설명한다

2) 해당 작업의 모든 면을 철저하게 확인한다

3) 조직화와 일정에 중점을 둔다

4) 팀의 우선순위와 갈등을 인식한다

5) 팀원들과 가까워야 한다

6) 참여를 요구하고 이에 반응한다

7) 항상 최종결과를 생각한다.

2. 인적자원 조직

소규모의 핵심 팀과 대규모의 자문 팀이 이상적

3. 프로젝트 팀의 구조

규모가 작은 경우 PM에 직접 보고하는 형태, 규모가 큰 경우 중간 관리자를 통해 보고하는 형태

4. 프로젝트 발표회의

- 프로젝트의 목표와 팀원의 참여와 권한, 책임 수준에 대한 오해를 없애는데 유용함

- 고위임원이 직접 설명하도록 요청

- 다른 부서장을 참여시켜 갈등을 미연에 방지

5. 프로젝트 목표설정

1) 팀이 해결할 문제의 목록을 작성한다

2) 팀이 찾아야 하는 해결책을 제시한다

3) 팀에 필요한 정보를 구체적으로 기록한다

4) 1차 업무할당을 제안한다

5) 프로젝트 전체를 미리 계획한다

6. 1차 일정수립

1) 프로젝트의 목표, 직무, 일정, 예산에 대한 규정

2) 프로젝트의 각 단계에 대한 파악

3) 완료된 단계 검토

4) 완료 (보고서, 문서화, 양식, 기타 프로젝트 결과물 작성 등)

7. 프로젝트 성공에 필요한 핵심요소

1) 정보출처

(1) 이용할 수 있는 자료를 어떤 출처에서 공급받을 것인가? 그리고 프로젝트 팀은 어떤 정보를 개발해야 하는가?

(2) 정보를 어떻게 확인할 것인가?

(3) 외부 출처에서 정보를 얻는 데 시간이 얼마나 걸릴 것인가?

(4) 직접 개발하거나 외부에서 받은 정보를 연구하고 조정하는데 시간이 얼마나 걸릴 것인가?

2) 예산

3) 팀의 의욕

3장 프로젝트 팀의 구성

1. 상부에서 일방적으로 팀을 구성할 때 나타나는 문제

1) 다른 접근을 제안한다

2) 주어진 상황에서 최선을 다한다

3) 팀원들에게 능력을 발휘할 기회를 준다

4) 유능한 팀원을 뽑아달라고 요구한다

5) 팀원 선정과정에 참여할 수 있도록 요청한다

6) 부서장들의 참여를 제안한다

2. 프로젝트에 대한 의욕과 집중

- 팀원들이 흥미를 느끼고 집중할 이유를 구체적으로 제공해야 함

- 참여하는 사람에게 동기를 부여할 방법을 고민해야 함

3. 책임범위 명확하게 규정하기

- 프로젝트를 여러 부분으로 분류하고 각 단계의 과제를 명확히한 뒤 각 팀원에게 하나 이상의 과제를 부여하는 것

4. 일정수립과 업무할당

5. 다른 부서와 협력하기

- 프로젝트의 일정과 다른 부서의 일정이 충돌하면 부서의 업무를 우선해야 함

6. 경영진의 의견

- 다른 부서와 갈등이 생기면 경영진이 개입하기보다 직접 해결하는 편이 나을 수 있음

7. 업무위임에서 나타나는 문제점과 해결방법

- 사람이 아니라 업무할당을 강조한다 → 적당한 인원 수가 아니라 적당한 사람을 고른다

- 아주 체계화된 업무환경을 강요한다 → 개인의 책임과 노력을 독려한다

- 리더가 너무 간섭이 심하고 독단적이다. → 팀을 부서와 다른 개념으로 생각한다.

- 업무위임이 제대로 안 되어 팀원들이 업무에 적극적이지 않다. → 팀을 지도하되 활동의 자유를 준다

- 팀원들이 자신의 욕심을 더 중요하게 생각한다. → 개인의 성공보다 팀과 프로젝트 목표를 강조한다.

4장 프로젝트 예산수립

1. 예산수립의 역할

2. 인건비와 프로젝트 예산수립

1) 프로젝트에서 인건비가 차지하는 비율을 간과하면 안 된다.

2) '오차범위'를 인건비 또는 예산수립에 반영하지 않는다

3) 프로젝트 팀을 선정하기 전에 인건비를 책정한다.

3. 추가예산 배분

4. 프로젝트 단계별 예산수립

5. 예산관리

5장 프로젝트 일정관리

1. 일정관리에서 발생하는 문제

1) 모든 지연은 프로젝트의 나머지 일정에 영향을 준다

2) 기한을 지키려면 이미 발생한 지연을 다른 단계에서 흡수해야 한다

3) 항상 최종기한을 지키는 것이 이상적이다

4) 일정을 따르고 기한을 준수하게 만드는 것은 PM의 몫이다

5) 일정이 지연되는 것을 막을 수 없으면 최종기한을 융통성 있게 조정해야 한다

2. 간트차트의 활용

3. 일정수립의 순서

1) 단계파악

2) 시작 날짜 계획

3) 각 단계의 기간예상

4) 팀 회의

5) 일정변경

6) 일정 최종승인

7) 일정배포

4. 일정지연에 대한 대처방법

5. 간트차트의 한계점

1) 간트차트로는 단계 사이의 잠재적으로 연계가 약한 지점을 파악하지 못한다

2) 간트차트는 예상치 못한 지연으로 발생한 팀의 문제를 보여주지 않는다

3) 간트차트는 일정에서 중요한 단계에 필요한 자원이나 지원사항을 조율하지 않는다

4) 간트차트는 각 단계의 완료 정도를 보여주지 않는다

6장 프로젝트 관리체계

1. 프로젝트 작업단계 파악

1) 여러 단계로 나열하기

2. WBS를 활용한 프로젝트 운영

(1) 개요형식

- 팀원들의 책임을 파악할 수 있게 해준다

- 세부적으로 시간을 관리할 수 있게 해준다

- 작성과정에서 연계가 약한 지점이 발견된다

(2) 표 형식

3. CPM과 PERT

4. 자동화된 프로젝트 매니지먼트 시스템

1) 먼저 프로젝트 관리의 문제부터 해결한다

2) 자동화 시스템에 도입할 반복업무를 파악한다

3) 자동화 도입의 목적은 업무처리 효율성을 높이는 것이다

4) 프로젝트의 목적과 자동화의 목적을 혼돈하면 안 된다

5) 소프트웨어의 문제로 프로젝트의 절차를 변경하면 안 된다

6) 프로젝트를 수동으로 관리할 수 있는 체계를 개발한다

5. 작업흐름도 규칙설정

1) 항상 선행기법을 사용해야 한다

2) 활동과 성과의 경로가 타당해야 한다

3) 선행활동 또는 성과완료 후 다음 활동이 발생해야 한다

4) 동시 진행되는 성과를 신중하게 구상, 설명하며 관리한다

5) 연계가 약한 지점을 확실히 통제한다

6) 결정단계를 작업흐름도에 기입할 때는 아주 신중을 기해야 한다

7장 프로젝트 작업흐름도 작성

1. 작업흐름도의 역할과 특성

1) 활동과 성과의 순서

- 일부 성과요소에는 미리 정해진 순서가 있다 (단일노력)

- 일부 요소는 다양한 활동에 좌우된다 (공동노력)

- 활동과 성과는 서로 개별적으로 일어나기도 한다 (종속노력)

2. 수직 작업흐름도

- 현 처리절차 상세히 기록

- 작업흐름도 작성

- 처리절차 정리

- 문제점 및 해결책 나열

- 향상된 절차개발

- 1주일 동안 기존 절차 추적

- 2주일 동안 새 절차 추적

- 최종보고서 작성

1) 수직 작업흐름도는 각 단계에 필요한 시간을 보여주지 않는다

2) 수직 작업흐름도는 책임범위를 보여주지 않는다

3) 수직 작업흐름도는 동시에 발생하는 활동을 상세하게 보여주지 않는다

3. 수평 네트워크 도표

* 수평 네트워크 도표에 필요한 사항

- 각 단계의 기한

- 각 단계의 필요사항과 제약

- 각 단계를 실행할 팀원 또는 하부 팀

- 연계가 약한 지점

- 한 활동에서 다른 활동으로 이동해 성과로 이어지는 작업흐름

- 프로젝트를 통해 나올 성과의 정의

1) 팀원 간의 상호작용을 보여준다

2) 정확한 순서를 정할 수 있게 해준다

3) 연계가 약한 지점에 관심을 집중한다

4) 책임범위를 분리해준다

5) 동시에 발생하는 활동의 흐름을 보여준다

6) 프로젝트 활동과 시간관리를 연계해준다

7) 각 단계의 '성과', 즉 보고서와 양식, 기타 문서를 포함한다

8) 핵심 팀과 커뮤니케이션을 도와준다

9) 일정편차를 감지하고 수정할 수 있게 해준다

10) 대안을 파악하게 해준다

4. 네트워크 도표 작성방법

- 책임범위가 가장 왼쪽 칸에 나온다

- 활동은 실행순서대로 

- 성과는 결과에서 나온다

- 타임라인은 각 활동에 필요한 시간을 보여줌

1) PM이 직접 네트워크 도표를 만든다

2) 전체 팀원과 함께 네트워크 도표를 만든다

3) 소규모 그룹을 활용한다

5. 네트워크 도표 적용

8장 프로젝트 설명문 작성

1. 프로제게트 설명문의 필요성

1) 경험이 없는 사람이 팀에 포함돼 있다

2) 프로젝트가 아주 복잡하다

3) PM이 프로젝트에서 원하는 최종결과를 달성하기 위해 특정한 방식으로 일하기를 바란다

4) 팀이 여러 부서에서 차출된 직원들로 구성된다

2. 프로젝트 설명문 작성방법

3. 작업흐름도의 분기점과 설명문

4. 간략한 추가설명의 효과

5. 설명과 도표의 조합

6. 프로젝트 관리기록

9장 프로젝트 검토

1. 프로젝트 진행과정 검토방법

1) 업무기준을 명확하게 규정한다

2) 기준을 적용할 적절한 방법을 찾는다

3) 문제가 있을 때 어떤 행동을 취해야 하는지를 결정한다

2. 프로젝트 보고방법

(1) 팀에 보고하기

(2) 경영진에 보고하기

3. 일정지연을 보고할 때 고려할 사항

1) 기한을 일부러 이르게 설정했을 수 있다

2) 경영진이 기한을 못 맞추는 것을 받아들일 수 있다

3) 프로젝트를 시간에 맞춰 완료해야 경영진이 이를 참고해 다른 중요한 사안을 결정할 수 있다

4) PM의 역할 중 하나는 경영진에 최신 정보를 제공하는 것이다

5) 일정지연이 용납되는 이유가 그런 일이 자주 이리어나서가 아니라 프로젝트 외의 다른 원인 때문일 수 있다

6) 기한연장을 요청할 수 있다

7) 지름길을 찾아서 이리정의 지연을 극복할 수 있따

4. 일정 가속화의 한계

5. 목표변경에 대한 대처방법

1) 즉시 팀에 알린다

2) 변경을 실행하는 데 집중한다

3) 일정과 예산을 수정한다

4) 관리형식을 수정한다

6. 프로젝트의 일관성 유지

1) 프로젝트의 규정을 명확히 해야 한다

2) 과정평가 기준을 넓히고 충돌요소를 찾아낸다

3) PM이 관리할 수 있는 사항만 실험한다

4) 행동 중심으로 프로젝트를 다룬다

5) 모든 방법을 동원해서 팀을 지원한다

10장 프로젝트 커뮤니케이션

1. 커뮤니케이션 도구로서의 예산과 일정

(1) 예산

(2) 일정

2. 다른 부서장과 함께 일하기

1) 일정을 최종적으로 승인받기 전에 다른 부서장을 만난다

2) 프로젝트를 진행하는 중에 연락을 주고받는다

3) 다른 부서장과 협력해 문제를 예측한다

4) 최대한 융통성을 유지한다

5) 사람이 아니라 문제와 맞선다

3. 다른 부서에서 온 팀원과 함께 일하기

4. 외부 컨설턴트와 함께 일하기

1) 일정을 조정해서 컨설턴트에게 더 빠른 기한을 준다

2) 컨설턴트 없이 작업을 완료할 준비를 해놓는다

3) 일정지연이 PM의 통제 밖이라는 점을 인정한다

5. 커뮤니케이션에서 연계가 약한 지점

1) 팀원 대 팀원: 질의에 대한 응답을 기다리느라 오랜 시간을 보내게 됨

2) PM 대 팀원: 의사를 명료하게 전달해야 한다

3) PM 대 다른 부서장

4) PM 대 외부 관계자: 지연될 것을 예상하고 앞서서 계획을 세워야 한다

5) PM 대 경영진

 

6. 외부 관계자와의 회의

1) 프로젝트의 목표를 상기시킨다

2) PM이 원하는 팀의 업무집중 여건을 설명한다

3) 각 단계 및 최종기한을 일일이 열거한다

4) 결정적인 단계를 확실히 알려준다

5) 문제가 일어날 가능성이 있는 부분을 지적한다

6) 프로젝트의 우선순위에 대한 동의를 얻는다

7. 회의운영의 효율성 높이기

1) 논의에 꼭 필요한 사람만 참가시킨다

2) 시간을 제한한다

3) PM이 회의목표를 정하고 주요안건을 적는다

11장 프로젝트 매니지먼트와 경력개발

1. 프로젝트 매니지먼트와 리더십

1) 프로젝트의 목표를 명백하게 규정하기

2) 일정을 조직하기

3) 팀의 접근법 개발하기

4) 충돌 해결하기

5) 커뮤니케이션 체계를 개방해놓기

6) 예산 및 일정 지키기

7) 팀원 교육 및 감독하기

2. PM이 부딪치는 10가지 문제

1) 팀이 잘 협동하지 않는다

2) 다른 부서장이 부서직원의 동원을 거부한다

3) 부서에서 효과적인 관리기술이 프로젝트에는 효과가 없다

4) 프로젝트의 목표를 명확히 규정하지 못했다

5) 프로젝트 실행 중에 경영진이 프로젝트의 범위를 변경한다 - 융통성을 유지해야 한다

6) 경영진과의 커뮤니케이션이 비능률적이다

7) 일정을 관리하기 힘들다

8) 기한을 지키지 못하며, 프로젝트를 늦게 완료한다

9) 지출이 초과돼 프로젝트 예산이 부족하다

10) 검토나 통제를 할 시간이 없다

3. PM의 목표

1) 숙련되고 효과적인 PM이라는 평판얻기

2) 기한 준수하기

3) 예산 준수하기

4) 원하는 결과를 산출해서 전달하기

5) 충돌 해결하기